在現代企業中(zhōng),打印和複印文(wén)件已經是在普通不過的商(shāng)務(wù)行為(wèi)了, 我們每天都會接觸到複印機,打印機,每天都會消耗掉大量的紙張和墨盒。因為(wèi)每次購(gòu)買耗材或維修和零件的金額都不大，起初并沒有(yǒu)太多(duō)的老闆注意這方面的支出。但随着時間的逐步推移，特别是金融危機對企業利潤的沖擊，導緻老闆們在想盡辦(bàn)法節約開支，這時候，打印機，複印機的後期使用(yòng)費用(yòng)才進入我們的視野，哦， 原來購(gòu)買費用(yòng)隻是冰山(shān)的一角，使用(yòng)和維護費用(yòng)才是消耗我們财富的大頭，它幾乎消耗掉了我們營業額的3%啊。

通過以上的分(fēn)析我們可(kě)以發現，機器的購(gòu)買成本隻占我們總體(tǐ)使用(yòng)成本的20%，大的支出是在後期的使用(yòng)中(zhōng)。 發現了問題，如何控制？ 兩方面入手：1，控制使用(yòng)量；2，控制使用(yòng)單張成本； 控制使用(yòng)量 那種靠複印登記制度，專人看護制度來節約費用(yòng)的方法，不僅不經濟，而且還浪費人力。此方面，台企的經驗值得學(xué)習。我們所有(yǒu)的數碼複印機，目前都配備了部門管理(lǐ)功能(néng)，對于中(zhōng)小(xiǎo)型企業，此功能(néng)就足以滿足我們的文(wén)件管理(lǐ)需求。（大型企業另介紹）具(jù)體(tǐ)流程圖如下

采用(yòng)以上方法有(yǒu)兩點好處: 1,每個使用(yòng)者使用(yòng)的量我們都可(kě)以精(jīng)确考量; 2,每個使用(yòng)者使用(yòng)的紙張我們可(kě)以精(jīng)确控制,有(yǒu)利于節約紙張; 3,打印,複印的内容,如有(yǒu)必要,可(kě)以記錄; 控制單張使用(yòng)成本 機器的成本,包含連個方面,一是購(gòu)置的成本,這個是固定的, 二是使用(yòng)成本,這個是變動的,會随我們使用(yòng)的量,以及監控的松緊密切相關。